Deelnemersvergadering16x04x12

From RevSpace
Jump to: navigation, search
Event Deelnemersvergadering
Name Deelnemersvergadering


Duration 12 April 2016 - 12 April 2016
Information


* Location: RevSpace
* Open from: 20:30


Zoals tijdens de vorige metameet al aangegeven was, zal de metameet van 12 april worden vervangen door de jaarlijkse deelnemersvergadering.

Agenda

  1. Opening
  2. Jaaroverzichten
    1. activiteiten
    2. financieel
    3. inschrijvingen
    4. onderwerpen bestuursvergaderingen
  3. Evaluatie
    1. Sparkshack
    2. Bounty's
    3. Reglement
    4. Stagiair
    5. Nieuwe apparatuur;
      1. 3D-printer
      2. T-shirtpers
    6. Promotie
  4. Bouwen aan de space
    1. Sparkshack
    2. Projectruimte
  5. Wijzigingen tarieven
  6. WVTTK

Tijdens de vergadering is er ruimte voor vragen van de deelnemers aan het bestuur. Indien iemand nog toevoegingen heeft aan deze agenda, dan kunnen deze aan het bestuur gemailed worden


Notulen

Opening

  • cfw (penningmeester) heet iedereen welkom en legt de inhoud van de agenda uit.
  • De grote verschillen met de metameeting: het bestuur legt verantwoording af en er is ruimte voor discussie.

Jaaroverzichten

  • Om technische redenen (beamers zijn moeilijk) is de volgorde van onderwerpen anders t.o.v. de aangekondigde agenda.

Financieel

  • cfw presenteert de jaarcijfers.
  • Onderaan de streep staat voor 2015 een negatief resultaat van net geen 7000 euro.
    • De inkomsten waren circa 36200 euro, de uitgaven circa 43200.
    • Zowel de inkomsten als uitgaven zijn flink gegroeid, vergeleken met 2014.
    • In de afgelopen jaren hebben we heel wat financiele reserve opgebouwd, die is voor een groot deel opgemaakt in 2015.
    • De gegroeide inkomsten hangen vooral samen met het gegroeide deelnemersbestand en meer bbq's.
    • cfw laat donutdiagrammen zien van de verdeling van de inkomsten en uitgaven in 2014 en 2015.
    • Opvallende eenmalige uitgavepost voor 2015: Sparkshack II. Dit heeft circa 11500 euro gekost.
      • Bloed, zweet, tranen, drinken/eten voor klussers zijn niet meegeteld in de sparkshack-kosten.
      • Er was oorspronkelijk 7000 euro gereserveerd voor de nieuwe Sparkshack, het budget was opgerekt naar 10k en daar zijn we maar zo'n 1500 euro overheen gegaan.
    • Opmerking uit het publiek: we hebben meer uitgegeven aan inkopen voor food/drink dan er is binnengekomen?
        • Dit wordt ten dele verklaard door voorraden, maar ook doordat de BBQ's te goedkoop waren.
    • Mening van de penningmeester: we hebben voldoende reserves en er komt maandelijks nog steeds meer binnen dan we uitgeven, dus we staan er gezond voor.
    • Enkele highlights uit de statistieken worden getoond, waaronder:
      • Mate-consumptie bijna 2000 flessen
      • 640 euro uitgekeerd aan schoonmaakbounties (72 keer).
    • Het gedetailleerdere financiele jaarverslag komt op de wiki, en er liggen hier wat papieren exemplaren ter inzage.
  • Vragen?
    • Okkie: hoeveel ijsjes zijn er verkocht?
      • Het antwoord kwam aan het einde van de vergadering: 557..
    • Morphje: ik miste in deze presentatie de 'vreemde bonnetjes' (onbekende declaraties).
      • Dit jaar waren die er niet echt, alles was keurig aangegeven.
      • Van AliExpress-bestellingen houden we details niet bij, want 1 betaling is tientallen "bestellingen". We hebben in 2015 zo'n 800 euro naar AliExpress geschoven.
  • Applaus voor de penningmeester

Activiteiten

  • Maxell legt uit dat we weinig activiteiten hebben gedaan in 2015. Ze staan allemaal op de wiki.
  • We hebben maar 5 evenementjes gehad in heel 2015:
    1. Hans' Linux Kernel Driver Hacking Workshop (9 cursusdagen)
    2. SHA kickoff-meeting, voor de tientallen organisatoren van SHA2017, het evenement na OHM2013, HAR2009, WTH2005, etc. Dit is georganiseerd door de SHA-organisatie zelf.
    3. Het verjaardagsfeestje met BBQ voor 100 mensen, en diverse subactiviteiten
    4. PACSS voor zendamateurs. We trekken steeds meer zendamateurs aan.
    5. Open Dag! Zeer succesvol.
  • Opvallende afwezigheid: geen RevKids in 2015...
  • Zoals altijd, we willen graag meer workshops.
    • Wat is daar voor nodig? Vooral: iemand die wil organiseren!
      • Er zijn zat ideeen voor workshops, zat mensen die willen komen, en zat sprekers die al hebben gevolunteered. Maar de randdingetjes (wikipagina maken, mensen uitnodigen, koffie klaarzetten) moeten toch echt vanuit de deelnemers komen. Doet niemand het, dan gebeurt het dus niet...
      • Maxell laat de wikipagina "Workshop organiseren" zien, een vrijwel complete HOWTO.
      • Opmerking van Juerd: iedereen mag events organiseren, je hoeft geen toestemming te vragen van het bestuur. Uiteraard is het bestuur wel beschikbaar om eventueel ondersteuning te bieden.
      • Protip van Hans: als je verwacht dat meer dan een handjevol mensen komt, reserveer dan de kantine via de lijst in de hal.
  • Vragen?
    • Slush: Is er een vaste dag (in de maand of week) voor workshops?
      • Nee, dat is vrij te bepalen voor de organisatoren van de workshop.
      • Hansg' workshop was steeds op zondagmiddag, maar dat is zeker niet verplicht.
    • Sebastius: Ik wil wel een workshopje doen, als iemand me helpt.
    • Morphje: Zullen we over 2 weken een workshop doen? Onderwerp nader te bepalen.
      • Hansg: niet handig, beter iets van 6 weken vooraf, want je moet ook spammen.
      • Juerd: 1 week vooraf kan genoeg zijn, bijvoorbeeld als je aanhaakt op landelijk nieuws, dan heb je de media mee als spamfactor.

Inschrijvingen

  • Juerd geeft de statistieken van het verloop van de deelnemerlijst in het afgelopen jaar.
                       2014-2015       2015-2016      Verschil
   
   Oud aantal             67             75          +8
   
   Uitgeschreven
   - tijd/interesse        5              6          +1
   - verhuisd/afstand      1              2          +1
   - geld/wanbetaling      4             12          +8
   - onvrede               1              2          +1
   - omstandigheden        0              1          +1
   - niet opgegeven        1              0          -1
   Totaal uitgeschreven   12             23          +11
   
   Ingeschreven           20             35          +15
    
   Nieuw aantal           75             87          +12
  • Het overzicht is van deelnemersvergadering tot deelnemersvergadering, in tegenstelling tot de financiele dingen.
  • Het overzicht is misleidend, omdat we vorig jaar net ná de deelnemersvergadering 4 wanbetalers hebben uitgeschreven, en nu 5 vóór de vergadering. Feitelijk zijn er evenveel mensen om financiele redenen uitgeschreven als het jaar ervoor: 8.
  • We zijn per saldo met 12 deelnemers gegroeid in het afgelopen jaar.
  • Zowel inschrijvingen als uitschrijvingen gaan in vlagen, dus gemiddelde groei van 1 per maand is dus niet representatief.
  • Uitschrijvingen uit onvrede:
    • 1 omdat ie het niet eens is met dat kinderen bij RevSpace welkom zijn
    • 1 omdat ie vindt dat er te weinig met software wordt gedaan
      • Het "probleem" met software is dat 't gewoon minder zichtbaar is dan hardware. Maar er wordt heel veel aan software geklust bij RevSpace.
  • Als je ooit in financiële moeilijkheden zit, durf erover te praten met het bestuur! Met actieve deelnemers komen we er altijd wel uit.
  • Vragen?
    • Yotson: Hoe lang waren de wanbetalers ingeschreven?
      • Die cijfers heb ik niet bij de hand, maar wel hoeveel maanden ze betaald hebben: 26, 0, 0, 3, 22, 0, 4, 3, 3, 1 en 7.
      • We zijn als bestuur tijdens het afgelopen jaar terughoudender geweest met impulsieve inschrijvingen accepteren. We vragen mensen nu nadrukkelijk om een paar keer langs te komen voordat ze zich inschrijven.
      • Ook verlangen we de eerste maand contributie nu direct bij inschrijving. Komt dat niet uit, dan beter even wachten met inschrijven.
    • (Weet niet wie de vraag stelde): Hoeveel mannen en hoeveel vrouwen heeft RevSpace?
      • Die informatie is niet paraat. We vragen niet naar het geslacht van deelnemers.

Onderwerpen bestuursvergaderingen

  • FooBar legt uit waar we het afgelopen jaar zoal over hebben gehad bij de 13 bestuursvergaderingen van 2015.
    • Inschrijven zonder formulier: tegenwoordig kun je mondeling inschrijven bij een bestuurslid. Alleen juniordeelnemers moeten nog wel een formulier hebben vanwege de handtekening van ouders/verzorgers.
    • Een aantal meetings zijn besteed aan het reglement en de input van de deelnemers.
    • We hebben de nodige dagen besteed aan het bespreken van de opties voor de nieuwe Sparkshack.
    • Of we een 3D-printer zouden gaan kopen. En zo ja, welke. En of we korting konden krijgen.
    • We hebben een privacystatement opgesteld, staat op de website.
    • We hebben het gehad over te gevaarlijke gereedschappen die bij een donatie zaten en we hebben besloten de lintzaag niet te nemen, maar de zaagtafel wel.
    • Hoe het zit met de camerabeveiliging aan het begin van de straat. Die bleek van het de ondernemersvereniging te zijn. We hebben opgevraagd wie bij de beelden kan: de bestuursleden van de ondernemersvereniging.
    • Over het aanschaffen van T-shirtfolie: doen we niet.
    • Over het aanschaffen van 3D-printerfilament: wij regelen goedkoop spul. Wil je beter filament, dan kun je dat zelf kopen. (Mark maakt reclame voor RepRapWorld, die bij ons in de buurt zitten)
    • Over de kosten van het gebruik van apparatuur: we houden het betalen van lasercutten in stand, maar 3D-printen blijft vooralsnog gratis (incl. filament zolang de voorraad strekt).
    • Over regels omtrent het gebruik van apparatuur zoals de 3D-printer: je moet op de space blijven zolang het apparaat bezig is, en aangezien je niet mag slapen beperkt dat dus de mogelijkheden.
    • De garantstelling omtrent de Sparkshack II voor het geval hij binnen 5 jaar weer wordt opgeheven.
    • De verhuizing van de Sparkshack.
    • Wanbetalers
    • We hebben geprobeerd het organiseren van activiteiten te promoten, dat is mislukt.
    • Een stagiair diende zich aan, we hebben besproken of we daar ruimte aan wilde bieden. Dat hebben we gedaan.
    • We hebben gekeken naar de planningen van diverse meetings, feestjes, en die dingen ook achteraf geëvalueerd.

Pauze

Evaluatie

  • WinSCaP zit voor
  • Schoonmaakbounties
    • Evert-Jelle legt uit hoe de Schoonmaakbounties werken en vraagt wat iedereen ervan vindt
    • Duco: Ik denk dat degene die het meeste bounties doet, er blij mee is
    • Crashjuh: Het bevalt hartstikke goed
    • Gori: vooral mee doorgaan
    • Juerd: Het bountysysteem is niet bedoeld als verschuiving van verantwoordelijkheid, dus wel ZELF je eigen zooi schoonmaken, ook als het per ongeluk gebeurde.
  • Reglement
    • Weet iedereen dat we een reglement hebben?
      • Blijkbaar niet. Het staat op de wiki onder /Reglement!
    • Ingezonden vraag van Harm-Tido: hoe zit het met punt 13, over de huisregels van De Verlichting, in het kader van de nieuwe Sparkshack? Gelden de huisregels van de verhuurder op het hele terrein of alleen in gebouwen van de verhuurder?
      • Yotson: duidelijkheid over of het reglement ook geldt in de sparkshack is wel welkom
      • We nemen het mee naar de bestuursvergadering
    • Okkie: zijn kinderen nou wel of niet welkom?
      • Wel. Onder begeleiding. Zie regel 29.
  • Stagiair (opmerkingen zijn zonder naam genotuleerd)
    • We hadden voor het eerst een stagiair, een VWO-scholier die voor zijn school een "maatschappelijke stage" moest doen, en daarbij zelf op het idee is gekomen om dat bij een hackerspace te doen.
    • "Goed bevallen: totaal geen last van gehad."
    • "Het is een vriendelijke jongeman met een flink incasseringsvermogen en dat is te prijzen."
    • "Iedereen heeft hier wat van geleerd."
    • "We hebben veel gehad aan zijn bijdragen, o.a. aan de sparkshack."
    • "We moeten wel rekening houden met jonge mensen en oppassen met slechte grappen. Grapje kan wel, maar het gaat te ver door." (...) "Deze kan er gelukkig goed tegen, maar een andere misschien niet."
    • Zouden we dit de volgende keer weer doen?
      • Het ligt aan de situatie. Wel een paar dingen anders aanpakken, zoals duidelijkere afspraken maken en duidelijkere opdrachten geven.
    • Okkie: hoe vond hij het zelf?
      • We willen niet namens hem spreken, dus vraag het hem zelf. Hij is inmiddels deelnemer.
        • Van de stagiair zelf: ik vond het epies, veel leerzamer dan welke andere mogelijke maatschappelijke stage ook. :)
  • Nieuwe apparatuur:
    • 3D-printer
      • We hebben 'm uiteindelijk gekocht. De space betaalt vooralsnog het filament (wil je bijzondere dingen, dan moet je het zelf kopen).
      • Sysop: ik ben er tevreden over!
      • Okkie: 3D-printen is zoooo 2010!
      • Juerd: mensen moeten leren omgaan met fouten bij het printen, zodat ze het zelf kunnen fixen
      • WinSCaP: smelt het plastic niet goed, verhoog dan de temperatuur iets.
      • Vraag van pepman: kan hier een workshopje voor komen?
        • Natuurlijk, als iemand dat wil organiseren...
    • T-shirtpers
      • We hebben 'm, maar helaas niet de roze versie.
      • Elanthia: ik heb 'm al een paar keer gebruikt, werkt makkelijk en leuk. Het is jammer dat er niet standaard folie op de space aanwezig is, bijvoorbeeld alleen de simpele kleuren zwart en wit.
        • Okkie: dat zijn geen kleuren, want dan had ik een kleuren-tv.
        • Het bestuur zal de suggestie om een beperkte selectie op voorraad te nemen, in overweging nemen.
      • Hans: de hackerhotelshirts waren gaaf.
  • Promotie
    • Ehh, hebben we iets aan promotie gedaan in 2015?
    • (oude trol-foto met een anon, Microsoft en revspacelogo's)
    • Nee, we hebben niks gedaan aan promotie.
    • Willen we iets aan promotie doen?
      • Gori: Blijkbaar weten mensen ons te vinden zonder promotie, dat is prima, maar misschien moeten we wat richten op diversiteit. Vinden we dat er een discussie over diversiteit moet plaatsvinden?
        • Sommige mensen hebben behoefte aan die discussie, sommige ook totaal niet. Juerd stelt voor om het onderwerp 'diversiteit' te doen met alleen de mensen die er behoefte aan hebben.
      • Maxell: de stickers zijn op!
        • Tja, Evert-Jelle zou een nieuw kleurenschema bedenken en doet dat steeds maar niet.
        • Juerd: Willen we dezelfde stickers of andere? Groter, kleiner?
          • Diverse meningen.
            • Hans: Onze groene sticker valt op, want niemand heeft die kleuren.
            • Gori: Vanwege branding, liever niet veranderen
        • Sebastius: werken stickers wel?
          • Ja, het vergroot de naamsbekendheid. Diverse mensen hebben aangegeven de naam RevSpace voor het eerst op een sticker te hebben gezien.
  • Sparkshack 2
    • Het was een boel werk en een grote uitgave. Hebben we de goede beslissing genomen?
      • Gori: Gezien de extreme omvang van het project en de tegenslagen, vind ik dat we het ontzettend goed hebben gedaan. Allerlei dingen die we nooit eerder hebben gedaan (grondverzet, palen bouwen, vloeren, etc) hebben best goed uitgepakt. Ik ben trots op onze community en het bestuur.
      • Okkie: Voor wie is de Sparkshack bedoeld?
        • Iedereen die wil.
          • Maar het heet vonkenhok? Kun je er nog meer mee dan?
            • Ja, dat is de naam, om historische redenen. Maar er is een mate-/opslaghok, een radioamateurhok en straks een houtwerkplaats, metaalwerkplaats en een ruimte die in overleg voor grotere projecten kan worden gebruikt.

Bouwen aan de space

  • Maxell laat wikipagina Patches welcome! zien.
    • Het grootste project van een hackerspace, is de hackerspace zelf.
    • Als je je verveelt, of gewoon iets wilt bijdragen, zijn er veel manieren om iets voor de space te doen.
    • Je kunt ook dingen toevoegen aan de pagina; het gaat hierbij om kleine irritaties, want grote belangrijke dingen kun je beter bij het bestuur melden.
  • Sparkshack 2 aka "Spaceverdubbelaar"
    • Dia-presentatie van de nieuwe sparkshack tot nu toe
      • terrein vrijmaken
      • fundering
      • levering
      • schoonmaken
      • stoppenkasten
      • rotte vloer eruit
      • vloer
      • vloer
      • RGB-ledjes
        • Juerd: Simpele decoratie, maar hier hebben we vrienden mee gemaakt: huurders hebben aangegeven het fijn te vinden dat er wat te zien is.
      • 3x63A krachtstroom
      • nieuwe vloer met schaaldelen
      • betonplex
      • glaswol
      • antennes
      • netwerk
      • vloer met droog hout
      • vloer
      • vloer
      • vloer
      • tijdelijk matehok
      • revbank
      • luchtfoto's
      • vloer
      • zonnepaneel
    • Aan de nieuwe sparkshack is ook nog een boel te doen voor de inrichting, maar hij is nu ECHT bijna bruikbaar!
  • Projectruimte naast het meukhok
    • Sparkshack heeft alle energie en aandacht gekregen, we huren tegenwoordig ook een nieuw hok.
    • Dat wordt de projectruimte, een uitbreiding van de klusbunker, waar je je projecten wat langer kunt laten staan in plaats van dat je de tafel altijd leeg moet achterlaten.
    • Daar moet nog ALLES gebeuren: muren afmaken, etc.
    • Een van de eerste dingen om te doen: een todolist maken.

Wijzigingen tarieven

  • Maandelijkse contributie blijft ongewijzigd: 25 euro (15 voor juniordeelnemers).
  • De BBQ wordt iets duurder, namelijk 7 euro (was 6 euro), om weer kostendekkend te worden.
  • Overige eten en drinken: ongewijzigd.

WVTTK

  • Orde: Tot hoe laat willen we doorgaan?
    • Voorstel: Tot 2300 maximaal, het is nu 2245.
      • Er wordt ingestemd
  • Polyfloyd: Trollibox, het muzieksysteem van Bitlair, draait op verzoek van Juerd nu ook bij revspace. Het draait op poort 3000 van jukebox, wat vinden jullie ervan?
    • Nog niemand heeft er ervaring mee
  • cfw: Kijk, rariteit in 3D-grafieken in LibreOffice. De balkhoogte is aan de hand van de voorkant van de lijn, maar de lijn is aan de achterkant (in de diepte) getekend. Daarom heb ik 2D-grafieken gebruikt.
  • Bedankt iedereen!

Diversiteit

  • Na de vergadering is in een kleinere groep gesproken over diversiteit in hackerspaces.
  • We hebben afgesproken de notulen daarvan alleen te sturen naar de mensen die bij de discussie waren.