Deelnemersvergadering-20240514

Event Deelnemersvergadering
Name	Deelnemersvergadering
Duration	14 May 2024 - 14 May 2024
Information	* Location: RevSpace & online * Open from: 20:16

• Sprekers: Juerd, f0x, Bas, CH23
• Notulen: Shiz

Notulen

Intro

Spreker: Juerd

• Voornamelijk dingen die afgelopen jaar (= sinds vorige deelnemersvergadering) zijn gebeurd
  • Financiële dingen gaan over kalendaarjaar
  • Niet alle vergelijkingen lopen recht
• Vragen mag voor onderbroken worden
  • Op afstand: stel vragen op IRC
  • Als ie niet beantwoord wordt? Stel hem nogmaals
• Peetz0r: mag ventilatie uit?
  • Juerd: nee

Toekomst van de Space

Spreker: CH23

• 17 uitschrijvingen, 14 inschrijvingen
  • Minder reclame gemaakt
  • Weekend van de Wetenschap gemist
  • Makerfair Delft gemist
  • Mocht je iemand kennen die interesse zou kunnen hebben in de space: neem hem of haar mee!
• Uitschrijvingen
  • 8 interesse/geen tijd
  • 4 verhuisd
  • 5 geldgebrek
    • Bij geldgebrek, laat het ons weten (board@revspace.nl), er zijn altijd wel mogelijkheden. We zien je graag!
      • zawadi: weten de mensen die weggegaan zijn dit ook?
        • Juerd: deze gevallen zijn vaker wanbetaling zonder respons, en zeldzaam mensen die mogelijkheden afwijzen
      • Kartoffel: Complimenten aan CH23 voor hun uitvoering van de bestuurdersrol, is er erg goed ingesprongen :)

Financieel Jaaroverzicht

Spreker: f0x

• Dit gaat dus over het boekjaar, van 1 januari tot 31 december 2023
• Best goed jaar, een positief resultaat van meer dan 9000 euro
  • Stijgende lijn zet voort na terugval vorig jaar
  • Meer inkomsten, minder gaan uitgeven

• Inkomsten
  • Eerste boekjaar dat RevBank netter verwerkt wordt in de administratie (dubbele boekhouding bij RevBank zelf)
  • Echo: hoeveel verdient lasercutter?
    • f0x: apart potje binnen RevBank, uit hoofd ~5000 euro; geen inkomsten, eerder een potje/reservering voor de toekomst
  • sam: wat valt onder overig?
    • f0x: Mate-doorverkoop, verzekeringsuitkering (vloer van gefloodde keuken), en wat kleinere dingen
  • fk: wat is het inkoopverschil tussen 2022 en 2023?
    • f0x: niet even zo per jaar on-hand

• Kosten
  • Betere RevBank-data vanwege dubbele boekhouding, dus beter overzicht m.b.t. bijvoorbeeld declaraties
  • Huur space en inkoop RevBank domineert kosten, gevolgd door consumables en huur ExtraSpace & SuperSamla
  • RevBank best-sellers: zoals altijd domineert Club Mate en BiFi
  • Juerd: enige grote lijnen in onze reductie aan uitgaven?
    • f0x: vooral minder aan de space zelf uitgegeven
    • Bas: de vloer gaat wel nog vervangen/geüpgraded worden in de hoofdruimte, daar is nog een reservering voor

• Inflatie
  • Geen hogere contributie dit jaar
    • Inflatiecorrectie zou afgerond uitkomen op 34 euro, wat niet méér dan 2 euro meer dan de huidige contribute (32 euro) volgens guideline is
    • Waarschijnlijk wél volgend jaar naar 35 euro
  • Andere limieten en sparen krijgen wél correctie
  • Kartoffel: worden extraspace-tarieven geïndexeerd?
    • Juerd: die zijn gebaseerd op huurtarieven, dus worden apart aangepast (september-september cycle); hoeft waarschijnlijk nu niet verhoogd te worden
  • Kartoffel (fixed vraag): worden multi-space deelnemerschaptarieven geïndexeerd?
    • f0x: nee
  • zawadi: waarom wordt het verhuizingspaarbedrag niet geïndexeerd?
    • f0x: het bedrag was redelijk arbitrair en niet bewust dekkend van iets, dus is gestemd om hem zo te houden
  • bamidiscus: krijgt de space compensatie als we moeten verhuizen?
    • Bas: nee

• Verbruiksbelasting dranken
  • Nieuwe taks, who dis
  • We moeten zelf verbruiksbelasting aangeven bij de douane aangezien we zelf Mate importeren
  • Prijs mate gaat omhoog: ook +13 cent per flesje inkoop, verwachtte nieuwe Mate-prijs is 1,55
  • sam: douane-aangifte van deze belasting, gaat dat via Belastingdienst zakelijk?
    • f0x: nee, douane zelf
  • Potentieel loophole: wat hieronder valt is limonade, maar limonade is wettelijk onverwarmd gedronken
    • Dus alle Mate verwarmen -> geen verbruiksbelasting
    • Juerd: op kamertemperatuur geldt niet als niet onverwarmd :(
  • Echo: gaan er Mate-soorten verdwijnen hiervoor?
    • Bas: de Flora is helaas al weg, maar vooral door hogere inkoopprijs

• e-Herkenning
  • Nodig voor aangifte verbruiksbelasting
  • DigID voor bedrijven, maar dan met extra *marktwerking*
    • Alle aanbieders gebruiken dezelfde webapp though
    • OTP kost meer geld
  • Moeilijkheden
    • "Sterk wachtwoord of vijf cijfers"
    • Paspoortscans van meerderheid bestuur, zelfs als twee bestuurders volgens statuten vertegenwoordingsbevoegd zijn
    • Dienstkeuze! Voor bonus-kosten!
      • Douane kost 20 euro extra.... tenzij je alles handmatig aanklikt in de categorie douane, dan kost het niets extra
    • Formulieren ondertekenen en met de post opsturen
      • PostNL had storing met postzegelcodes, stond alleen op website en niet op app, nooit meer iets van dat geld gezien
    • Identificatie-app! Van derde partij!
      • "Vrijwel geschikt voor iedere smartphone"
      • Werkte niet, je hebt maar 3 kansen
      • Dag vrijmaken zodat iemand uit Utrecht *thuis bij je langs kan komen*, die ook alleen maar een foto van je ID maakt
    • Douane-website is eigenlijk stiekem de Belastingdienst, menu onduidelijk en geeft vage e-Herkenningerrors
    • zawadi: worden de kosten van dit alles gesponsord door de Matedrinkers?
      • f0x: donaties welkom :-)
    • Bas: in de categorie leuke verhalen: volgend jaar gaat CH23 vertellen hoe hij aan een ABN-pas kwam

Besproken door het Bestuur

Spreker: Juerd

• Uit transparantie een overzicht van onderwerpen die door het bestuur besproken zijn
  • Enkele dingen uit gevoeligheid/irrelevantie weggelaten, verder complete lijst
  • Alles uit e-mail en notulen, IRL en IRC-gesprekken niet echt gelogd, maar verder ook weinig inhoudelijk of nieuw
  • Volgorde is niet chronologisch

Stichting:

• Maildienst
• Samenstelling bestuur
  • Afscheid genomen van FooBar en WinSCaP; nogmaals gigantisch bedankt voor hun respectievelijke 14 en 12 jaar dienst (geklap)
  • WinSCaP: "is het niet eens tijd om op zoek te gaan naar nieuwe bestuurders"
  • Na twee dagen is CH23 aangenomen
    • Was er al over aan het nadenken alvorens deze beslissingen
    • Heeft veel gedaan, gaat nog meer doen, bedankt! (geklap)
• Taakverdeling bestuur
  • Mail wordt voortaan extern gehost; lastig afhankelijk te zijn van deelnemers bij deze vanwege belangenverstrengeling
    • zawadi: wie host onze mail nu?
      • Juerd: Mailfence, een Belgisch bedrijf, na lange vergelijking; bedrijf in de EU, AVG-verwerkingsovereenkomst, en wat technische aspecten waren van belang
    • Mailman opgeheven, vervangen door forum
      • Forum wordt een stuk meer gebruikt, zelfs meer dan mailing list in actievere tijden
      • Forum heeft functionaliteit paraat om mailing lists te vervangen
• Besluiten explciiet bijhouden; in de praktijk er niet van gekomen
• Kennis en dingen gedeeld met andere spaces (extern dus)
• Copyright: ons t-shirt vaak gekopiëerd, Bas heeft er een organisatie op aangesproken, nog 8999 te gaan.
  • sam: slogan, of?
    • Juerd: ontwerp, maar met RevSpace-logo professioneel weggewerkt
    • Bas: redelijk schaamteloos, helaas, parodieën zijn wel leuk
• Toekomst van de space
  • Wij weten het ook niet, maar we zien het wel positief in
  • We moeten alsnog ooit een keer weer gaan verhuizen, wie weet wanneer
    • bamidiscus: bij welke partij is daar het beste info over te halen?
      • Bas: gebouwbeheerder, vooralsnog weinig nieuws
  • Lichte krimp gehad, niet door te veel uitschrijvingen, wel door te weinig inschrijvingen; hopelijk stoppen we de krimp aankomend jaar

Financieel:

• Bezwaar huurverhoging (afgewezen, vanwege september-september huurcorrectie in plaats van januari-januari)
  • Vanwege consistentie in deze cyclus is het enigszins goedgekomen
• Betalingen, tegoeden en achterstanden
• Declaraties van deelnemers (extern)
• Contributiekortingen, zijn we altijd uitgekomen (extern)
• RevBank
  • Nep-briefje van 20 euro :-(
  • eightdot: was het voor een deposit?
    • Juerd: ja, kwam overeen met briefje
  • sam: idee: valsgelddetector
    • Juerd: was in dit geval erg obvious, had hier niet gewerkt
  • Boekhoudingswijze: intern dubbel boekhouden
  • Prijzen van artikelen
  • Frequentie Mollie-uitbetalingen
• Subsidie (helaas niet geschikt voor) (extern)
• Verbruiksbelasting frisdrank
• Kosten krachtstroom Sparkshack (extern)
  • Product `kwh` in RevBank
  • eloy: wordt dit apart uitbetaald aan verhuurder?
    • Juerd: in den beginne, ja
• Vrije bestedingsruimte bestuurders
  • Juerd had daar een foutje bij gemaakt, is goedgekomen
• Nieuwe tarieven 2024
  • Mate-verhoging wordt gecompenseerd door gebrek aan contributieverhoging (vanaf 19 flessen per maand niet meer)
• ABN-AMRO-problemen

Gedrag:

• Public displays of affection
  • Niveau hiervan moet altijd afgesteld worden tussen aanwezige mensen
  • Mensen aangesproken op excessen
• Pestgedrag
  • Komt helaas ook wel eens bij ons voor
  • Vlak na vorige deelnemersvergadering al, mensen aangesproken en opgelost
  • Spreek ons vooral aan bij pestgedrag, gezamenlijk (board@revspace.nl) of individueel (<nickname>@revspace.nl)
    • sam: vertrouwenspersoon los van het bestuur een goed idee?
      • Juerd: voor verscheidene redenen niet voor gekozen (verantwoordlijkheid buiten bestuur speelt een rol)
• Botte opmerkingen (extern)
  • Viel volgens bestuur binnen de grens van het betamelijke, community had zelf al inbegrepen
• Onbegrepen kunstproject (extern)
  • Aangepast
• Dingen vies en/of onveilig achtergelaten
• Stank-, geluid-, lichtoverlast
• Overlast vanwege lange discussies
  • Soms beter om te concluderen het niet met elkaar eens te worden, in plaats van eindeloos door te gaan; jaagt mensen weg
  • sam: <vraag overgeslagen>
• Kinderen zonder begeleiding meegenomen
  • Kan niet
• Goed voorbeeld geven als bestuurders
  • Af en toe niet gelukt

Spullen:

• Nieuwe spullen (extern)
• Spullen die in de weg staan (extern)
• Weggedane dingen
• Stukke en gerepareerde dingen (extern)
• Kwijt en teruggevonden dingen (extern)
• Gedoneerde dingen (extern)
  • Gigantische donatie van oude (helaas overleden) hobbyist
    • sam: hulp nodig?
      • Juerd: op dit moment niet
    • eightdot: deel daarvan is ook naar andere spaces gegaan

Gebouw:

• Schoonmaakproblemen (extern)
  • Opgelost
• Muizenprobleem (extern)
  • Opgelost
• Krakkemikkige picknickbanken
• Lekkende toiletkranen
• Kapotte noodverlichting
• Kapotte stopcontacten

Space:

• Alarm afgegaan (extern)
• Noodveiligheid, niet altijd jaarlijks gecontroleerd en bijgevuld
  • Verlichting
  • Brandblussers
  • CO-melders
  • Rookmelders
  • Deadlines op https://revspace.nl/Veiligheid; kijk er ook zelf af en toe op en laat het ons weten :)
• Vloer
• Chemiekast (zuurkast + opslag chemicalieën)
  • thomastheo is bezig met een grote overhaul (waarvoor dank!), in de toekomst meer
• Stukke deuren
  • Gefixt met dank aan supakeen
• Ruimte naast garagedeur
  • Beschikbaar zodra die leeg is
• Mensen die langs willen komen (extern)
• bamidiscus: keukenafzuiging ooit gepland?
  • Bas: gepland maar nooit gedaan, voorstel welkom

COVID:

• Limiet algemeen aantal aanwezigen
• Luchtreiniger
  • Limiet lounge weg
  • eightdot: ventilatie blijft wenselijk
    • Juerd: correct, nu meer een keuze
  • eloy: moet het raam nog altijd open?
    • Juerd: nu een keuze, wel aanbevolen

Administratie:

• Inschrijven laagdrempeliger maken
  • Traditioneel hoge turnover bij nieuwe inschrijvingen
  • Nu minder een probleem vanwege lagere vaart, en drempel jaagt mensen weg
  • Vanwege deze shift in prioriteiten vragen we niet meer om eerst nog eens terug te komen
  • Wel nog terugkomen voor deelnemersrondleiding en NAW
• Inschrijvingen, uitschrijvingen (extern)
• iButtons kwijt, gevonden (extern)
• NAW-wijzigingen (extern)
  • Naam wijzigen geen probleem, wel bij persoonlijk

Systeembeheer:

• LDAP
  • Opnieuw opgezet door Shiz, samen met RADIUS en MeidaWiki-plugin
• Nieuwe accounts
• Wachtwoordresets
• Nieuwe versies RevBank
• (Niet besproken): The Lounge / chat.revspace.nl
  • sam: hoe ga je om met libera.chat gebruikerslimieten?
    • Juerd: contact met ircops: als je er tegenaan loopt, dán vragen om extensie; nog niet gebeurd

Evenementen:

• Hoera13,37jaar -> Hoera13,5jaar (extern)
  • Deze zomer: Hoera14jaar, inschrijvingen staan al open
• 37C3-vouchers
• Deelnemersvergadering evalueren, voorbereiden
• Makerfaire (niet gelukt)
• Weekend van de Wetenschap (niet gelukt)
• Participatie van deelnemers van harte welkom, zonder lukt het niet!
  • Ook nodig voor groei, hulp nodig
  • Enthousiasme helpt al! Anders gaat de space langzaam achteruit
  • bamidiscus: forumaankondigingen zouden helpen
    • Juerd: goed idee, forum nog nieuw dus nog niet eerder gedaan
• WICCON badgesweatshop

No-go requests:

• Uitzendbureau (extern)
• Helpdesk (extern)
• Pakketafhaalpunt, pakketstatus (extern)
  • sam: sortering post boven is lacking, kan dit beter?
    • Juerd: helaas niet, vanwege gebouw
• Portier, mensen binnenlaten (extern)
• Extra sleutel ExtraSpace aanmaken (extern)
• Rol of titel voor op CV (???) (extern)
• Space-infra aanpassen voor persoonlijke projecten (extern)
• x280_markthree: geanonymiseerde grappige of criminele voorstellen zouden leuk zijn om op forum te posten
  • Juerd: inderdaad, maar wel veel moeite

10 minuten:

• Verwachting dat iedereen, deelnemers en bezoekers, meehelpt met de space
• In de praktijk kleine groep mensen vaak uren bezig
• Indruk bij mensen dat het vanzelf gaat, omdat het er goed uitziet
• Mensen vergeten ook wel eens wat, zoals zelfs afwas
  • Als je zoiets ziet, ruim het ook graag op
• Op zoek naar concreet voorstel, algemene verwachting uitspreken toch te vaag
• **Expliciet verzoek aan iedereen die RevSpace gebruikt:**
  • Als je hier een dagdeel bent, breng dan een tijdje, ten minste 10 minuten, door, met het opruimen van dingen die *niet* van jou zijn
  • Er is altijd wel iets! Kijk wat beter kan :-)

• zawadi: space dichtdoen als het heel rommelig is totdat mensen zich aanbieden om het op te lossen?
  • Juerd: dat zou werken, maar hopelijk niet nodig; leidt ook tot debat over viesheid; prone om dezelfde kleine groep aan te trekken
  • Shiz: brengt bestuur in positie om de enige besluitvoerder hiervan te zijn en de space te sluiten, kan makkelijk tot conflict leiden
  • eightdot: ook als je hier snel even bent, dingen die je echt meteen ziet en snel oplosbaar zijn kun je ook wel even doen
  • eightdot: TODO-lijst meer gebruiken?
    • Juerd: ook TODO-lijst bijhouden kan meer werk zijn dan wat het opbrengt gezien het over véél kleine taken gaat, en niet weinig grote taken
• zawadi: als prullenbak bíjna vol is, maak hem dan meteen leeg in plaats van dat iemand anders hem volstampt en hij moeilijk te legen is
• eloy: is dit al ergens gedocumenteerd?
  • Juerd: nog niet, dit is de aankondiging; het is een meer concrete invulling van een bestaande regel

Nieuw op de Space

Spreker: Bas

• LDAP-server, RADIUS-server, forum, webchat
• Lasercutter: nieuw bed
• Afzuiging zaagtafel
• Warmtebeeldcamera (IR)
• Kantfrees
• Knabbelschaar
• Fijn gereedschap voor laptops en telefoons
• Vervangen gebogen puntbektang
• Vervangen licht hoofdruimte
• Vervangen EHBO-doos
• Vervangen rookmelder
• Vervangen PBMs
• Puntenslijper
• Deurensensoren, ook op vrieskisten
• Luchtfilter lounge
• Bamboo Labs 3D-printer, al veel gebruikt
• Demoplankje 3D-printers
• Nieuwe analoge oscilloscoop
• Nieuwe digitale multimeter
• Nieuwe digitale oscilloscoop
• Nieuwe multimeter
• Nieuwe functiegenerator
• Elektrische kabels
• Kabelrekje (door pbx)
• Nieuwe indeling elektrische componenten
• Precieze weerstandmap
• Hot plate
• Momentsleutel (digitaal instelbaar)
• Steekratelringsleutelset
• Freesbitjes
• Zaaglineaal (voor handcirkelzaag, voor hout, tot ~2.80m)
• LCR bridge-meter
• Extra Momentschroevendraaiers
• Nieuwe projectbehuizingen
• Oude schoollaptops voor evenementen, feesten, workshops
  • Juerd: RevSpace leent in principe alleen uit aan evenementen binnen de hackercommunity; stuur mail!
• Vervangen terminal
• Goede loodvrije soldeertin
• Statiegelddepositsysteem
• Shiz: loungetelefoon
• Shiz: gebridgede tafelethernet (directe bereikbaarheid tussen tafelethernet-apparaten en rest van Wi-Fi)
• CH23: breimachine
  • Bas: van vorig jaar al!
• mahjongg: telefoonbord
• f0x: nieuwe Knipex-kabelschaar
• eightdot: nieuwe laderails voor gereedschapslade, montage TBD
• Shiz: MediaWiki LDAP-login
• Shiz: update muzieksysteem (door polyfloyd?)

WVTTK

Bas: bedankt voor weer een jaar!