Deelnemersvergadering13x01x08

Event Deelnemersvergadering
Name	Deelnemersvergadering
Duration	08 Jan 2013 - 08 Jan 2013
Information	* Location: RevSpace * Open from: 20:00

De eerste metameet van 2013 is benoemd tot deelnemersvergadering. Deze zal vermoedelijk wat langer duren dan een standaard MetaMeet, tevens er is mogelijkheid tot discussie.

Agenda

1. Wie notuleert
2. Welkom
3. Mededelingen van het bestuur
   1. Wisselingen in het bestuur
   2. Financieel Overzicht
4. Verbeteren betrokkenheid deelnemers, hoe?
5. Schoonmaken + opruimen ?!
6. Huisregels
7. Deelnemerwerving / space-promotie
8. Activiteiten, wat en wie?
9. WVTTK

Notulen

3.1. Wisselingen in het bestuur.

   Rick en Kristian stoppen met hun bestuursfunctie; we danken ze hartelijk
   voor hun inzet.

       *Applaus*

   We zoeken versterking voor het bestuur: secretaris of algemeen bestuurslid
   en een penningmeester.

3.2. Financieel overzicht.

   We hebben bij gebrek aan penningmeester geen compleet financieel overzicht.
   Het huidige banksaldo is circa 7000 euro. We hebben circa 40 trouw
   betalende deelnemers. De vaste lasten zijn circa 600 euro. We moeten
   oppassen dat we ons niet te makkelijk rijk rekenen. We zijn financieel
   gezond maar moeten wel blijven opletten.

   - gori: wat is de status met MVGM?
       - Volgens onze berekeningen moeten we geld terugkrijgen.
       - We hebben nog steeds geen inhoudelijke reactie van MVGM mogen
         ontvangen.

4. Verbeteren betrokkenheid deelnemers, hoe?

   Fijn dat er vandaag veel mensen zijn gekomen; dat toont betrokkenheid. Er
   is veel verhuisd en geklust de laatste tijd. Daarbij was de opkomst steeds
   laag, en steeds hebben dezelfde mensen keihard gewerkt en hebben we
   deadlines tenauwernood gehaald. Open discussie over motivatie om te komen.

   - gori: 90/10-verdeling is een logisch gegeven; we zitten al bovengemiddeld
     goed.

   - gmc: Vroeger aankondigen zou kunnen helpen.

   - Costyn: Uiteindelijke verhuizing was 18 uur van tevoren aangegeven.

   - gmc: Doodle was onduidelijk; suggereerde dat je te horen zou krijgen
     wanneer je moet komen opdagen.

   - okkie: Meer mededelingen via mail zou misschien helpen.

   - gori: Meer management: duidelijk aangeven wanneer er wat gedaan wordt.

   - blokje: Dat kon niet. Er is door te weinig mensen geklust om een leefbare
     ruimte te krijgen. De mensen die dat wel hebben gedaan, waren uitgeput
     daarvan. Toen het klaar was, kwam de sluitingsdatum van de Binckhorstlaan
     in zicht, dus er was geen ruimte meer om vooraf aan te kondigen.

   - Juerd: Kunnen we dan wel verhuizen naar iets dat niet turnkey is?

   - trashman: Je moet een draaiboek hebben om in een paar maanden te kunnen
     verhuizen.

   - gmc: Misschien is de conclusie dat een zompige kelder geen optie is omdat
     het te veel werk is en dat te veel onzekerheid geeft.

   - gmc: Mijn motivatie nam af doordat het bestuur te veel besliste zonder
     inspraak van deelnemers. Daarbij heb ik het niet alleen over de
     verhuizing.

   - gori: Niet mee eens; vooral bij het voortbestaan van de space is top-down
     de enige oplossing. Buiten het verhuisgebeuren heb ik niet de indruk dat
     het bestuur te veel bepaalt.

5. Schoonmaken en opruimen?!

   Een langlopend punt, dat op de vorige ruimte ook een probleem was. Er is
   sinds de verhuizing 1 keer gedweild, en de tafels worden af en toe
   schoongemaakt. Mensen laten rommel op tafels liggen, vloeren worden
   gebruikt om dingen tijdelijk te stallen. Dat hindert het schoonmaken, wat
   sowieso al vervelend werk is. We moeten echt eens nadenken over hoe we het
   schoonmaken constructief gaan aanpakken.

   - smeding: Er hangt een schoonmaakbord, maar die hangt niet in het zicht.
       - Bord hing op de vorige space bij de ingang; hielp niks.

   - gmc: Het is geen nieuw probleem, dat bord was ook een poging om het
     bestaande probleem op te lossen. We zouden vaste schoonmaakmomenten
     kunnen uitproberen, maar dan komt er misschien niemand opdagen.

   - blokje: Dat heeft helaas niet gewerkt. Als we na de metameeting gingen
     schoonmaken, hebben de meeste mensen alsnog niks gedaan qua schoonmaken.

   - Juerd: Handopsteking: zou je wegblijven als je vooraf weet dat je bij de
     metameeting moet schoonmaken?
       - Niemand zou wegblijven.

   - okkie: Een vaste plek voor schoonmaakspullen zou ik op prijs stellen.

   - WinSCaP: We hebben ook grote lompe dingen die zelden gebruikt worden maar
     die wel in de weg staan. Wordt bijvoorbeeld de belichtingstafel wel eens
     gebruikt?
       - Die wordt een aantal keer per jaar gebruikt

   - trashman: We kunnen 'm eventueel in de doucheruimte zetten, maar
     vooralsnog dumpt iedereen z'n zooi daar.

   - WinSCaP: Er stonden laatst in de hal vuilniszakken, maar we hebben
     tegenwoordig gewoon containers!

   - Juerd: het is niet duidelijk waar de containers staan. Na de vergadering
     rondleiding?

6. Huisregels

   We hebben het idee dat de "Guidelines" niet duidelijk genoeg zijn, dus we
   overwegen een huisreglement op te stellen met wat meer duidelijkheid.

   - gmc, gori: Ga je dat ook handhaven?
       - Niet strikter dan nu

   - WinSCaP: Boven de trap hing een honkbalknuppel

   - blokje: Liever afwachten wat de huisregels van het pand worden. Reglement
     klinkt zwaar.

   - gori: Niks tegen duidelijke regels, maar alleen de hoogstnoodzakelijke.

   - gmc: Het is niet helemaal duidelijk. Het voorstel is niet erg concreet.

   - gori: Guidelines splitsen in regels en richtlijnen.

   - blokje: Ik wil voordat wijzigingen worden doorgevoerd, dat er een
     voorstel wordt gedaan.

   Agendapunt wordt zonder conclusie afgerond; de meningen zijn verdeeld.

7. Deelnemerwerving, space-promotie

   Het deelnemeraantal is al een tijdje stabiel. Er komen mensen bij, en er
   gaan mensen weg. Voor het comfort zou het fijn zijn als er meer deelnemers
   zouden zijn.

   - gori: Het gaat heel goed met deelnemerwerving.
       - Algemene instemming, "maar het kan altijd beter"

   - blokje: Wat is de concrete reden? Misschien is dit wel het maximum.

   - trashman: Stagiaire van Conceptors is bezig met huurders inventariseren
     en posters maken.

   - gmc: Ik wil me na OHM wel bezighouden met werving.

   - WinSCaP: Hoe zijn de nieuwe deelnemers bij revspace terecht gekomen?
       - Genoemde antwoorden:
           - Kennissen bij revspace
           - RevSpace in publiciteit
           - Googlen op "hackerspace" specifiek
           - Gestrande poging oprichting hackerspace Gouda
           - Aandacht voor hackerspaces in Make Magazine
           - Aandacht voor hackerspaces bij Maker Faire in Groningen
           - Perl Workshop

   - morphje: Oftewel... hackerspaces in het algemeen promoten, en zorgen dat
     onze naam genoemd wordt

   - Limitz: werving om spullen te kunnen kopen werkt ook andersom: betere
     tools leidt tot meer deelnemers.

   - piotr: De agenda is best leeg, en zonder activiteit langskomen is een
     flinke drempel.

   - trashman: Meer activiteiten, bijvoorbeeld gericht op jongeren?

   - gabor: Ik ben geinteresseerd in een smoelenboek, met interesses en zo. Ik
     wil wel voortrekker zijn van dit project.
       - Leuk idee! [80%]
       - Privacy! Anonimiteit! [20%]
       - Oftewel opt-in.
       - Concensus: smoelenboek achter login, niet openbaar.

8. Activiteiten

   Brainstormen over activiteiten.

   - hansg: Workshops zijn er zat te bedenken; ik zou er diverse kunnen geven.
     Ik kan ook oude dingen herhalen
       - Herhalen vooral gewoon doen!

   - blokje: Open dag! Er zijn al mensen mee bezig op landelijk niveau, maar
     wie trekt de kar bij RevSpace?

   - bertrik: Ik kan wat vertellen over vleermuizen (excursie?), wel max. 20
     personen.

   - gori: Niet vergeten om activiteiten goed te promoten

   - gori: RevScience resurrecten? De opkomst was laag.
       - gmc: Niet te snel opgeven als het even niet goed gaat!
       - Juerd: Wel technischer; sprekers hielden zich op de vlakte.

   - gori: RevKids 2 in het voorjaar

   - gori: Hulp nodig bij coordinatie van events, bijv. vanuit bestuur
       - hans: We zouden kunnen beginnen met documenteren hoe we het nu doen,
         zodat nieuwe organisatoren een soort handleidinkje hebben.

   - Juerd: Ik kan allerhande dingen vertellen, maar wil niet zelf tegelijk
     spreker en organisator zijn.

   - Morphje: Interesse in soort "commissie" voor organiseren van
     activiteiten?
       - Jeroen, Gabor, Evert-Jelle, Smeding, Patrick, q1x

   - Juerd: status feestje 26e?

   - Winscap vertelt over de voorbereidingen van het feestje.

9. Rondvraag

   - gmc: In de oude space hadden we "zet het op de agenda en dan is het
     gereserveerd". Hoe zit het met de nieuwe space?
       - Er komt een intekenlijst voor de gedeelde ruimtes van het gebouw

   - maxell: Waarom is er minder mailinglistverkeer? Ik mis de bot die op IRC
     spamt.
       - Waarschijnlijk o.a. omdat december, en verhuizing.
       - Botje is dood; iemand zou een nieuwe kunnen bouwen.

   - trashman: Trashlab heeft een mini-cnc gekocht en die is ook voor de space
     beschikbaar.

   - trashman: Mijn dvd-spelers zijn op. Alles met motortjes dat je zou gaan
     weggooien graag bij mij inleveren, voor kinderworkshop.

   - WinSCaP: Nogmaals: 26 januari feestje!

   - bertrik: Wie zitten in het bestuur?
       - Hans, Mark, Evert-Jelle, Juerd

   - bertrik: Wat doet het bestuur?
       - We besturen de stichting en we proberen de community te faciliteren

   - okkie: Komt er nog een perlworkshop?
       - Onbekend

   - blokje: Alles op wiki; liever geen intekenlijsten via e-mail.

   - blokje: Voorraadartikelen raken op; je grijpt te makkelijk mis.
       - Blokje maakt pagina voor wat er op is
       - smeding gaat de pagina vullen

   - gori: Snoepmachine was voor elektronica, zit nu snoep in. Faal!
     Elektronica is wel duur. Is er budget voor een voorraad? We hebben een
     wikipagina met wensenlijst.
       - Snoep is tijdelijk
       - Over budget moeten we het hebben als bestuur;
         dependency=penningmeester

   - Benadski: Wat doen we met het fietsenhok? Het staat blank met water.
       - Discussie, geen duidelijke richting. Uitzoeken waar 't water vandaan
         komt.

   - hammercat: donderdag info over eventuele 2e snoepmachine.