Organizing Events/Organisatie

Dagprogramma uitwerken

Ontvangst

• Hou rekening met ongeveer een half uur inlooptijd.
• 's Ochtends beginnen is alleen handig voor een workshop die de hele dag duurt.
• Als je voor of rond lunchtijd begint, zouden mensen lunch kunnen verwachten. Lunch kan een stapel kant-en-klare broodjes op een schaal zijn of DIY-broodjes. Bij zelfbouwlunch heb je nog een half uurtje extra inlooptijd nodig. Denk bij Lunch ook na over de financiën, zie benodigdheden.

Hoofdonderdeel zelf

• Overleg met de spreker hoe veel zij/hij wil pauzeren, maar denk ook aan de behoeftes van deelnemers: langer dan een half uur concentreren is erg lastig, en mensen willen ook plassen en roken.
• Een onderbreking duurt al snel 10 minuten voordat iedereen weer terug is.
• Plan na circa 2 uur (incl. korte onderbrekingen) een langere pauze in

Afsluiting

• Als het programma na etenstijd eindigt, zouden mensen kunnen verwachten dat je eten regelt. Dat kan bijv. door samen pizza te bestellen, maar er een BBQ van maken is ook leuk!
• Wil je dat mensen blijven hangen na het hoofdonderdeel? Zet het in de planning als "social event"
• Opruimen kost ook tijd

Taakverdeling

Alles bij elkaar is het organiseren van een workshop redelijk wat werk. Het is dan ook verstandig om dit niet alleen te doen, zoek een aantal medeorganisers om het organisatie werk te verdelen. Zoek hiernaast ook een aantal vrijwilligers om te helpen op de dag zelf, vooraf voor bijv. het klaarzetten van beamer en stoelen, maar ook zeker daarna voor het welkom heten van mensen, koffie en thee, etc. Catering (Lunch, koffie en thee, avondeten) is iets wat bij uistek kan worden uit besteed aan een medeorganiser.

Vorm van het evenement

• Lezing (informatief of opinie)
• Workshop (zelf doen onder begeleiding, vaak lezing vooraf)
• Hackathon (samen ergens aan werken)

Benodigdheden regelen

• Badges, als een formele uitstraling gewenst is
• Lunch ?
• Onderdelen voor hands-on workshops
• Financiën, denk er aan dat dat zaken als badges, lunch en onderdelen geld kosten en niet onder de standaard voorraad van de space vallen. Regel een sponsor en / of overleg met het revspace bestuur over extra kosten zoals deze
• Flesje water per spreker (bij hittegolf per half uur)
• Voorraden frisdrank en snoep aanvullen voor de verkoop
• Als je gaat BBQ'en oid: zijn er genoeg schone handdoeken (3 per 20 bezoekers)? Sponsjes of afwasborstels? Afwasmiddel?
• Bij hands-on-workshop: zijn er genoeg soldeerbouten, tangetjes, soldeertin, of whatever je nodig hebt?

Het is vriendelijk voor bezoekers om gratis snacks, koffie en thee aan te bieden, maar dan moet het er wel zijn!

Kosten voor het aanvullen van voorraden kun je zonder declaratieformulier terugvragen:

• Tot € 25 mag het zonder overleg, boven de € 25 vooraf overleggen met de penningmeester
• Geld uit geldkistje pakken
• Bonnetje met je naam erop in het bonnenkistje doen
• Bon alleen voor spacedingen! Dus als je ook boodschappen voor jezelf haalt, bij de kassa vragen om twee bonnen!

Aankondigen

• ...