Organizing Events

From RevSpace
(Redirected from OrganizingEvents)
Jump to: navigation, search

RevSpace is beschikbaar voor evenementen die worden georganiseerd voor en door de doelgroep. In de organisatie van ieder evenement moet een RevSpace-deelnemer zijn opgenomen, die aanspreekpunt is voor het bestuur.

Animo peilen kan op EventIdeas.

Ongeschikt voor RevSpace:

  • Feestjes met veel buitenstaanders (niet-hackers)
  • Dingen die ver van onze community en activiteiten afstaan
  • Livemuziek / harde muziek
  • Grootte > 100/150 mensen

HOWTO: Basis (ruim voor de workshop)

Het Idee

Aan iedere workshop ligt een idee ten grondslag. Een idee waarmee je de wereld wilt veroveren of gewoon met andere RevSpacers leuk wil dingen doen.

Er zijn dus geen goede of slechte ideeen.


Wanneer je een idee hebt waarover je een workshop wilt organiseren is het nodig om

  • te bedenken welke boodschap je over wilt brengen
  • wat je doelgroep is

Verder is dit het moment om na te denken over:

  • de locatie waar je de workshop gaat houden
  • de datum waarop je de workshop gaat houden
  • de 'dagindeling'
  • Tenslotte ga je deze eerste informatie spammen!

Boodschap

De boodschap die je wilt overbrengen gebruik je bijvoorbeeld ook in de Organizing Events/Spam over je workshop.

Wanneer je je boodschap in 1 zin kunt samenvatten dan ben je goed bezig.

Doelgroep

Er zijn verschillende redenen waarom het belangrijk is de doelgroep van je workshop te identificeren.

  • hoeveel mensen verwacht je. Het maakt nogal uit of je 200 aanmeldingen krijgt, of je hebt er 10.
  • wat is de achtergrondkennis van je doelgroep. Zijn het mensen met dezelfde interesse of achtergrond. Of is het een volledig gemixed gezelschap.
  • via welke communicatiekanalen ga je de doelgroep benaderen.


Locatie & datum

Locatie en datum hangen samen. Een locatie voor 200 man zal je ergens moeten 'regelen' en dus vooraf moeten reserveren. 10 man kan je makkelijk op de Space kwijt.

Wanneer je de kantine op de RevSpace wilt gebruiken moet je die ook reserveren. Dat doe je op het lijstje dat in de hal van het gebouw aan de Spoorlaan hangt.

Soms is het handig om te controleren of je gewenste datum niet samenvalt met andere dingen. Iets organiseren wanneer bijvoorbeeld CCC of FOSDEM loopt, is technisch mogelijk maar heeft waarschijnlijk een nadelige invloed op het aantal deelnemers.

De laatste zaterdag van maart is altijd de RevSpace open dag. Geen datum voor een workshop dus.

Hou ook rekening met feestdagen, vakanties en zaken als voetbalwedstrijden van het Nederlands elftal.

Dagindeling

De dagindeling maak je aan de hand van je idee. Doe je 1 workshop of zijn er meerdere. Doe je iets met een lunch of niet. Reken altijd tijd voor 'het binnenkomen' en het 'vertrekken'.

Doe je iets met catering, hou daar ook dan rekening mee.


HOWTO: Spammen (altijd)

Programmering

Om te voorkomen dat we agendaproblemen krijgen is het een vereiste om een evenement te agenderen voor een metameet om te kijken of er geen bezwaren zijn waar je niet aan gedacht hebt en/of nuttige aanvullingen op je idee. Dat is ook meteen een eerste promotiemoment.

zie ook de Organizing_Events#Guidelines

Promotie

Voor een succesvolle workshop zijn deelnemers nodig. Om er voor te zorgen dat er ook deelnemers komen moet de workshop voldoende gepromoot worden. Hieronder enkele promotie opties. Welke optie je ook kiest, zorg er voor dat je ten minste twee weken van te voren begint je evenement te promoten.

Mail / fora

Verreweg de makkelijkste manier om potentiële deelnemers te bereiken is door mail te sturen naar relevante mailinglists en te posten in relevante fora. Het is handig om het niet bij één mail te houden, en bij forum posts om aan de thread van de eerste post later meer info toe te voegen.

Goede momenten om te Spammen zijn:

  • Een initiële aankondiging zodra de datum, tijd en plaats bekend zijn
  • Een uitgebreide aankondiging zodra het programma bekend is
  • Evt. nog een extra aankondiging voor bijzondere programmawijzigingen zoals een bekende gastspreker


Mailinglists en fora voor FOSS evenementen

  • general@hackerspaces.nl
  • revspace@revspace.nl
  • nettime-nl@nettime.org


Daarnaast kan het handig zijn om fora te zoeken die aan je onderwerp gerelateerd zijn. Stel je doet iets met FOSS, dan zijn de volgende fora geschikt om het te promoten:

Let op, deze Linux fora zijn alleen geschikt voor FOSS evenementen. Als je iets met open hardware gaat doen is het dus niet handig het daar te promoten.

Posters

Posters zijn een ietwat arbeidsintensievere maar ook goede manier om potentiële deelnemers te bereiken. Als je posters op wilt hangen regel dan ruim voor het evenement mensen om de posters te ontwerpen en op te hangen. Een goede plaats om posters op te hangen zijn de openbare prikborden welke de meeste universiteiten en hogescholen hebben. Het meest geschikt zijn de prikborden van specifieke faculteiten / opleidingen, bijv. elektrotechniek en informatica.

Mededeling op de ledkrant van de Verlichting

In de kantine van de Verlichting hangt een lichtkrant waarop je je evenement ook kan laten aankondigen, neem hiervoor contact op met iemand van het revspace bestuur.


HOWTO: Organisatie (voor de workshop)

Dagprogramma uitwerken

Ontvangst

  • Hou rekening met ongeveer een half uur inlooptijd.
  • 's Ochtends beginnen is alleen handig voor een workshop die de hele dag duurt.
  • Als je voor of rond lunchtijd begint, zouden mensen lunch kunnen verwachten. Lunch kan een stapel kant-en-klare broodjes op een schaal zijn of DIY-broodjes. Bij zelfbouwlunch heb je nog een half uurtje extra inlooptijd nodig. Denk bij Lunch ook na over de financiën, zie benodigdheden.

Hoofdonderdeel zelf

  • Overleg met de spreker hoe veel zij/hij wil pauzeren, maar denk ook aan de behoeftes van deelnemers: langer dan een half uur concentreren is erg lastig, en mensen willen ook plassen en roken.
  • Een onderbreking duurt al snel 10 minuten voordat iedereen weer terug is.
  • Plan na circa 2 uur (incl. korte onderbrekingen) een langere pauze in

Afsluiting

  • Als het programma na etenstijd eindigt, zouden mensen kunnen verwachten dat je eten regelt. Dat kan bijv. door samen pizza te bestellen, maar er een BBQ van maken is ook leuk!
  • Wil je dat mensen blijven hangen na het hoofdonderdeel? Zet het in de planning als "social event"
  • Opruimen kost ook tijd

Taakverdeling

Alles bij elkaar is het organiseren van een workshop redelijk wat werk. Het is dan ook verstandig om dit niet alleen te doen, zoek een aantal medeorganisers om het organisatie werk te verdelen. Zoek hiernaast ook een aantal vrijwilligers om te helpen op de dag zelf, vooraf voor bijv. het klaarzetten van beamer en stoelen, maar ook zeker daarna voor het welkom heten van mensen, koffie en thee, etc. Catering (Lunch, koffie en thee, avondeten) is iets wat bij uistek kan worden uit besteed aan een medeorganiser.

Vorm van het evenement

  • Lezing (informatief of opinie)
  • Workshop (zelf doen onder begeleiding, vaak lezing vooraf)
  • Hackathon (samen ergens aan werken)

Benodigdheden regelen

  • Badges, als een formele uitstraling gewenst is
  • Lunch ?
  • Onderdelen voor hands-on workshops
  • Financiën, denk er aan dat dat zaken als badges, lunch en onderdelen geld kosten en niet onder de standaard voorraad van de space vallen. Regel een sponsor en / of overleg met het revspace bestuur over extra kosten zoals deze
  • Flesje water per spreker (bij hittegolf per half uur)
  • Voorraden frisdrank en snoep aanvullen voor de verkoop
  • Als je gaat BBQ'en oid: zijn er genoeg schone handdoeken (3 per 20 bezoekers)? Sponsjes of afwasborstels? Afwasmiddel?
  • Bij hands-on-workshop: zijn er genoeg soldeerbouten, tangetjes, soldeertin, of whatever je nodig hebt?

Het is vriendelijk voor bezoekers om gratis snacks, koffie en thee aan te bieden, maar dan moet het er wel zijn!

Kosten voor het aanvullen van voorraden kun je zonder declaratieformulier terugvragen:

  • Tot € 25 mag het zonder overleg, boven de € 25 vooraf overleggen met de penningmeester
  • Geld uit geldkistje pakken
  • Bonnetje met je naam erop in het bonnenkistje doen
  • Bon alleen voor spacedingen! Dus als je ook boodschappen voor jezelf haalt, bij de kassa vragen om twee bonnen!

Aankondigen

  • ...


HOWTO: Voorbereiding (kort voor de workshop)

Voorbereiden workshop

Dia's

Controleer je presentatie: Gebruik indien mogelijk lokaal beschikbare media, youtube filmpjes e.d. zijn niet altijd beschikbaar en afhankelijk van een internetverbinding. Sla ze dus lokaal op! Neem de presentatie liefst in tweevoud mee, 1x op de laptop en nog op een USB stick bijvoorbeeld. Als er iets faalt heb je nog een alternatief achter de hand.

Presenteer je vanaf een laptop, vergeet niet de lader mee te nemen om problemen met accuduur en in standby gaan te vermijden. Een tooltje om draadloos slides te wisselen kan ook heel handig zijn, vooral als je rond wil kunnen lopen.

Zorg dat je weet wat voor apparatuur er is en hoe die gekoppeld moet worden met de eigen hardware! Je laptop scherm is (meestal) niet groot genoeg voor de presentatie.

Ondersteunend materiaal

Zijn er voor de workshop dingen nodig als gereedschap, onderdelen of andere harde zaken, regel het ruim van tevoren en zorg ervoor dat er genoeg is voor iedereen!


Voorbereiden overige zaken

Evaluatie

Wil je achteraf respons krijgen van de deelnemers van je workshop dan is het handig een kort evaluatieformulier te maken. Dit hoeft niet op papier, online is dit ook eenvoudig te realiseren.

Goodie bag

Wil je een goodie bag meegeven, dan moet er natuurlijk wel wat in zitten. Regel de spullen op tijd!


Communicatie

Je programma nogmaals onder de aandacht brengen

Een tot drie weken van tevoren nogmaals een mailtje aan de deelnemers uit laten gaan zorgt ervoor dat iedereen even wakker geschud wordt, agenda's gaan weer open en de oppas wordt nog geregeld. De mensen die er dan achter komen dat ze toch niet kunnen komen zullen dat meestal melden.

Zet ook belangrijke zaken zoals het adres, parkeertips, of er lunch geregeld wordt e.d. in deze spam.

Inschrijvingen > bevestigen

Je kunt ervoor kiezen iedere aanmelding (apart) te bevestigen. Vooral bij aanmeldingen via de mail voegt dit wat toe. Voor aanmeldingen via de wiki pagina van de workshop mag het ook natuurlijk.


Later

Evaluaties verwerken

De evaluaties verwerken is nuttig voor eventuele volgende workshops! Maak er gebruik van!

Presentaties publiceren

Veel mensen die de presentatie hebben gevolgd willen de presentatie later nog eens kunnen bekijken. Ook als de presentatie kort en beknopt was helpt het herinneren waar er over gesproken is. Of je de presentatie alleen aan de deelnemers geeft die zijn op komen dagen is aan jezelf.

HOWTO: Workshop zelf (dag van de workshop)

Voor de eerste bezoekers aankomen

Uiteraard kom je zelf ruim voor de bezoekers er zijn aan op de locatie. Maar wat gaan je dan doen?

Het gereed maken van de locatie

Verwacht je veel bezoeker op de Space zelf? Zet het hek openen naar het achterterrein en plaats het P-bord ergens duidelijk zichtbaar.


De stoelen / zitplaatsen staan misschien niet zoals jij ze wil hebben. Dat vergt dus wat handwerk.

  • Beamer
    • De beamer van de space kan gebruikt worden binnen de space en ligt op de gebruikelijke plek. Weet je niet waar beamer ligt? Vraag het aan een andere deelnemer of aan een bestuurslid.
  • Beamerscherm
    • Het beamerscherm kun je vinden in de lange kast, midden in het meukhok.
  • Kabels
    • Elektra
    • VGA / DVI / HDMI
  • Rubber mat
    • De geel/zwarte rubbermat is ideaal om over je kabels heen te leggen. Dit voorkomt schade en struikelen. De mat ligt ook in het Meukhok, in dezelfde kast als het grote scherm maar onderop.

Techniek installeren en controleren

  • Werkt de beamer?
  • Heb je beeld?
  • Heb je geluid?
  • Doet de microfoon het?

Tip van flip: Heb je apparatuur op batterijen? Zorg dan voor reserve of vervang bij voorbaat. Denk ook aan adapters niet elke laptop heeft een normale (S)VGA uitgang. (Macs hebben per serie verschillend)

Begin van het dagprogramma

Gasten / deelnemers ontvangen.

  • Badges?
  • Hou je bij wie er komt?

Handig om uit te besteden wanneer je zelf de eerste workshop doet. Je kunt immers niet op twee plaatsen tegelijk zijn, en er zijn altijd deelnemers die te laat vertrokken zijn.

Begin van lezing/workshop

Yeah! Do it!

Opruimen

Alvast bedankt! :-)


HOWTO: Achteraf (na de workshop)

Aan ieder evenement komt een einde, zo ook aan jouw evenement. Daarom is het wel zo handig om achteraf nog een aantal zaken te regelen.

Evaluaties verwerken

Heb je de bezoekers van je evenement een evaluatie formulier in laten vullen? Doe hier dan ook iets mee. Kijk wat bezoekers van het evenement er van vonden. Welke kritiek werd er geleverd en kun je hier zelf wat van leren?

Of de evaluatie gedeeld wordt met de bezoekers is uiteraard geheel aan jezelf. Maar wellicht wel zo leuk.


Sheets online

Publiceer (bij voorkeur in PDF formaat) je sheets en andere materialen op de wiki. Dit zodat bezoekers en andere geïnteresseerde alles nog eens op hun gemak na kunnen lezen. En wellicht met de informatie zelf een evenement kunnen organiseren.



prev next