Organizing Events/Basis
Het Idee
Aan iedere workshop ligt een idee ten grondslag. Een idee waarmee je de wereld wilt veroveren of gewoon met andere RevSpacers leuk wil dingen doen.
Er zijn dus geen goede of slechte ideeen.
Wanneer je een idee hebt waarover je een workshop wilt organiseren is het nodig om
- te bedenken welke boodschap je over wilt brengen
- wat je doelgroep is
Verder is dit het moment om na te denken over:
- de locatie waar je de workshop gaat houden
- de datum waarop je de workshop gaat houden
- de 'dagindeling'
- Tenslotte ga je deze eerste informatie spammen!
Boodschap
De boodschap die je wilt overbrengen gebruik je bijvoorbeeld ook in de Organizing Events/Spam over je workshop.
Wanneer je je boodschap in 1 zin kunt samenvatten dan ben je goed bezig.
Doelgroep
Er zijn verschillende redenen waarom het belangrijk is de doelgroep van je workshop te identificeren.
- hoeveel mensen verwacht je. Het maakt nogal uit of je 200 aanmeldingen krijgt, of je hebt er 10.
- wat is de achtergrondkennis van je doelgroep. Zijn het mensen met dezelfde interesse of achtergrond. Of is het een volledig gemixed gezelschap.
- via welke communicatiekanalen ga je de doelgroep benaderen.
Locatie & datum
Locatie en datum hangen samen. Een locatie voor 200 man zal je ergens moeten 'regelen' en dus vooraf moeten reserveren. 10 man kan je makkelijk op de Space kwijt.
Wanneer je de kantine op de RevSpace wilt gebruiken moet je die ook reserveren. Dat doe je op het lijstje dat in de hal van het gebouw aan de Spoorlaan hangt.
Soms is het handig om te controleren of je gewenste datum niet samenvalt met andere dingen. Iets organiseren wanneer bijvoorbeeld CCC of FOSDEM loopt, is technisch mogelijk maar heeft waarschijnlijk een nadelige invloed op het aantal deelnemers.
De laatste zaterdag van maart is altijd de RevSpace open dag. Geen datum voor een workshop dus.
Hou ook rekening met feestdagen, vakanties en zaken als voetbalwedstrijden van het Nederlands elftal.
Dagindeling
De dagindeling maak je aan de hand van je idee. Doe je 1 workshop of zijn er meerdere. Doe je iets met een lunch of niet. Reken altijd tijd voor 'het binnenkomen' en het 'vertrekken'.
Doe je iets met catering, hou daar ook dan rekening mee.