Organizing Events/Voorbereiding

De volgende pagina is een onderdeel van: Organizing Events

Voorbereiden workshop

Dia's

Controleer je presentatie: Gebruik indien mogelijk lokaal beschikbare media, youtube filmpjes e.d. zijn niet altijd beschikbaar en afhankelijk van een internetverbinding. Sla ze dus lokaal op! Neem de presentatie liefst in tweevoud mee, 1x op de laptop en nog op een USB stick bijvoorbeeld. Als er iets faalt heb je nog een alternatief achter de hand.

Presenteer je vanaf een laptop, vergeet niet de lader mee te nemen om problemen met accuduur en in standby gaan te vermijden. Een tooltje om draadloos slides te wisselen kan ook heel handig zijn, vooral als je rond wil kunnen lopen.

Zorg dat je weet wat voor apparatuur er is en hoe die gekoppeld moet worden met de eigen hardware! Je laptop scherm is (meestal) niet groot genoeg voor de presentatie.

Ondersteunend materiaal

Zijn er voor de workshop dingen nodig als gereedschap, onderdelen of andere harde zaken, regel het ruim van tevoren en zorg ervoor dat er genoeg is voor iedereen!

Voorbereiden overige zaken

Evaluatie

Wil je achteraf respons krijgen van de deelnemers van je workshop dan is het handig een kort evaluatieformulier te maken. Dit hoeft niet op papier, online is dit ook eenvoudig te realiseren.

Goodie bag

Wil je een goodie bag meegeven, dan moet er natuurlijk wel wat in zitten. Regel de spullen op tijd!

Communicatie

Je programma nogmaals onder de aandacht brengen

Een tot drie weken van tevoren nogmaals een mailtje aan de deelnemers uit laten gaan zorgt ervoor dat iedereen even wakker geschud wordt, agenda's gaan weer open en de oppas wordt nog geregeld. De mensen die er dan achter komen dat ze toch niet kunnen komen zullen dat meestal melden.

Zet ook belangrijke zaken zoals het adres, parkeertips, of er lunch geregeld wordt e.d. in deze spam.

Inschrijvingen > bevestigen

Je kunt ervoor kiezen iedere aanmelding (apart) te bevestigen. Vooral bij aanmeldingen via de mail voegt dit wat toe. Voor aanmeldingen via de wiki pagina van de workshop mag het ook natuurlijk.

Later

Evaluaties verwerken

De evaluaties verwerken is nuttig voor eventuele volgende workshops! Maak er gebruik van!

Presentaties publiceren

Veel mensen die de presentatie hebben gevolgd willen de presentatie later nog eens kunnen bekijken. Ook als de presentatie kort en beknopt was helpt het herinneren waar er over gesproken is. Of je de presentatie alleen aan de deelnemers geeft die zijn op komen dagen is aan jezelf.