Organizing Events/Spam

Programmering

Om te voorkomen dat we agendaproblemen krijgen is het een vereiste om een evenement te agenderen voor een metameet om te kijken of er geen bezwaren zijn waar je niet aan gedacht hebt en/of nuttige aanvullingen op je idee. Dat is ook meteen een eerste promotiemoment.

Promotie

Voor een succesvolle workshop zijn deelnemers nodig. Om er voor te zorgen dat er ook deelnemers komen moet de workshop voldoende gepromoot worden. Hieronder enkele promotie opties. Welke optie je ook kiest, zorg er voor dat je ten minste twee weken van te voren begint je evenement te promoten.

Mail / fora

Verreweg de makkelijkste manier om potentiële deelnemers te bereiken is door mail te sturen naar relevante mailinglists en te posten in relevante fora. Het is handig om het niet bij één mail te houden, en bij forum posts om aan de thread van de eerste post later meer info toe te voegen.

Goede momenten om te Spammen zijn:

• Een initiële aankondiging zodra de datum, tijd en plaats bekend zijn
• Een uitgebreide aankondiging zodra het programma bekend is
• Evt. nog een extra aankondiging voor bijzondere programmawijzigingen zoals een bekende gastspreker
• twee weken van te voren een herinneringsmail
• twee weken van te voren een bevestiging met route, parkeerinfo, etc. naar ingeschreven deelnemers

Mailinglists en fora voor FOSS evenementen

• general@hackerspaces.nl
• revspace@revspace.nl
• nettime-nl@nettime.org

Daarnaast kan het handig zijn om fora te zoeken die aan je onderwerp gerelateerd zijn. Stel je doet iets met FOSS, dan zijn de volgende fora geschikt om het te promoten:

• linux@lists.nllgg.nl
• http://forum.ubuntu-nl.org/
• http://www.fedora-linux.nl/forum/

Let op, deze Linux fora zijn alleen geschikt voor FOSS evenementen. Als je iets met open hardware gaat doen is het dus niet handig het daar te promoten.

Posters

Posters zijn een ietwat arbeidsintensievere maar ook goede manier om potentiële deelnemers te bereiken. Als je posters op wilt hangen regel dan ruim voor het evenement mensen om de posters te ontwerpen en op te hangen. Een goede plaats om posters op te hangen zijn de openbare prikborden welke de meeste universiteiten en hogescholen hebben. Het meest geschikt zijn de prikborden van specifieke faculteiten / opleidingen, bijv. elektrotechniek en informatica.

Mededeling op de ledkrant van de verlichting

In de kantine van de verlichting hangt een lichtkrant waarop je je evenement ook kan laten aankondigen, neem hiervoor contact op met iemand van het revspace bestuur.